Sono certo che se hai un’impresa, da qualche giorno (come me) non riesci a chiudere occhio. Stare chiusi significa perdere migliaia di euro e posticipare (forse) i pagamenti che comunque restano li sulla nostra testa!

Capisco benissimo la tua situazione, è comprensibile ed è giusto preoccuparsi per il proprio futuro e quello delle famiglie che vivono della tua impresa! Proprio per questo e affinché tu abbia tutti gli strumenti per tirare avanti la baracca ho deciso di elencarti una serie di strumenti che potrebbero aiutarti a valutare la possibilità di avviare lo smart-working nella tua azienda.

In questi giorni c’è grande dibattito sulla differenza tra smart-working e telelavoro, in realtà è semplice distinguerli: lo smart-working si misura in azioni completate e obiettivi raggiunti, il telelavoro è stare a casa e coprire il monte orario scritto sul contratto.

Non c’è uno migliore dell’altro è solo una questione di controllo, puoi scegliere se accertarti che i tuoi collaboratori producano risultati (smart-working) oppure che stiano il giusto tempo davanti al PC (telelavoro) … da notare l’eleganza e la sobrietà con cui mi sono schierato dando questa definizione ????????????

In entrambi i casi avrete bisogno di strumenti per lavorare da casa. Proprio per questo vi elencherò alcuni dei tool utilizzati da noi di Snasto che abbiamo sposato la filosofia dello smart-working sin dal giorno in cui la nostra società è stata fondata.

G-Suite

Questo tool da solo potrebbe bastare, vi spiego subito perché: G Suite è la piattaforma cloud di Google. Cloud vuol dire che non avrai bisogno di installarla su un PC ma tutto sarà raggiungibile attraverso un link da qualsiasi dispositivo fisso o mobile – ovviamente previa autenticazione. Al suo interno, tra le altre cose, troverete:

• Calendario: singolo o condiviso permette di organizzare appuntamenti, promemoria, confrontare gli impegni. Il calendario di Google è facilmente sincronizzabile con l’agenda del tuo smartphone così da avere una notifica prima di ogni appuntamento.
• Spazio di archiviazione: lo spazio di archiviazione condiviso è fondamentale per rendere accessibile il materiale a tutti i collaboratori ovunque essi siano, ovviamente il sistema consente di gestire permessi così da rendere tutti i file protetti e stabilire il “chi vede cosa”
• Hangouts: questo è uno degli strumenti più utili, se i collaboratori sono a distanza è fondamentale poter comunicare e fare riunioni (noi solitamente facciamo due call da 15 minuti al giorno e una riunione che va dalle due alle 4 ore a settimana per analizzare l’andamento del lavoro e misurare i risultati). Con questo strumento potrai organizzare videoconferenze di gruppo in cui gli utenti potranno anche condividere le proprie schermate
• Applicazioni da ufficio: una serie di strumenti per elaborare documenti, presentazioni, fogli di calcolo e tanto altro perfettamente compatibili con qualsiasi altro pacchetto disponibile in commercio oggi – I documenti che crei, oltre a poter essere ovviamente scaricati, stampati e condivisi con un semplice click finiranno nello spazio di archiviazione condiviso e potranno essere lavorati anche in contemporanea da più utenti. Il sistema è dotato di una meravigliosa e utilissima cronologia in cui potrai vedere tutte le modifiche eseguite, chi le ha eseguite e ripristinare in qualsiasi momento una versione precedente

G-Suite è a pagamento (costa pochissimo e vale ogni euro speso) ma a voler testare gratuitamente i prodotti, sebbene con alcune limitazioni accettabili per chi inizia, basta creare un indirizzo aziendale del tipo nomeazienda@gmail.com da quale gestire il tutto e condividere le varie risorse agli indirizzi dei collaboratori (che non devono necessariamente essere degli indirizzi gmail)

Organizzazione del lavoro

Organizzare il lavoro a distanza è più semplice di quanto non sembri, basterà scegliere il “task manager” giusto, cioè un’applicazione (sempre condivisa) in cui vengono assegnati ruoli e compiti da svolgere al fine di tenere tutto sotto controllo e misurare eventuali risultati. Di seguito vi elenco due strumenti, il primo per business semplici, il secondo per business più complessi.

• Trello: è un task manager molto semplice. È composto da bacheche (ognuna assegnata ad un progetto o ad un reparto diverso) all’interno delle quali ci sono delle liste che puoi nominare a tuo piacimento, all’interno delle quali inserisci le schede delle lavorazioni che si dovranno fare (task) noi ad esempio usiamo spesso questo schema: BACKLOG – COSE DA FARE – IN LAVORAZIONE – COMPLETATO – VALIDATO.
  Il BACKLOG è l’elenco di tutte le lavorazioni da compiere per finire il lavoro/progetto, le COSE DA FARE sono quelle che devono essere completate prima della prossima riunione, man mano che i vari task vengono lavorati e completati vanno spostati nella lista corretta così che tutti possano tenere monitorato l’andamento del lavoro. I task completati vanno poi discussi e validati o rimessi in circolo.
  Ad ogni task puoi associare uno o più collaboratori, puoi impostare la scadenza, inserire etichette così da poterli individuare e filtrare come meglio credi
  Ovviamente questo citato da me è un esempio base di utilizzo tu puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze.
  

• Airtable: altro task manager molto potente, oltre a fare esattamente le stesse cose che fa trello permette di avere diverse visualizzazioni dei task utili a seconda delle esigenze, calendario, tabella, colonne (kanban, che è la stessa di trello), galleria ecc. Inoltre i task possono essere filtrati e raggruppati per cambiare visione e prospettiva e organizzare sempre meglio il lavoro. Ultima non per importanza c’è la possibilità di inserire delle formule per calcolare quello che più si preferisce, noi ad esempio abbiamo un sistema di calcolo della priorità dei task che si riordinano in modo da avere in alto sempre quelli che secondo le regole impostate da noi sono prioritari.
  Ora vi allego uno screenshot dello stesso concetto mostarto nello screen di Trello ma in formato tabella:
  

Come vedi in questo caso le colonne sono le varie informazioni sul task, lo stato lo si evince dai tag (complete, in progress, scheduled) e i task sono ordinati per cliente/progetto e priorità e se fai attenzione abbiamo diversi tab perché a furia di smanettarci su l’abbiamo trasformato in un vero e proprio CRM.

Ovviamente l’obiettivo di questo articolo era darvi una semplice infarinatura di questi strumenti che noi troviamo indispensabili per fare smart-work, nei prossimi giorni sui nostri social troverai dei video in cui entreremo più nel dettaglio ma se hai fretta di configurarli o vuoi approfondire non esitare a contattarci, sarà nostro piacere aiutarti!